Un SDA ha de permitir estructurar los diferentes procesos de tratamiento documental, desde el momento en que se producen los documentos, en cada oficina o unidad, hasta que se remiten y llegan, para su custodia definitiva, al archivo.
En la organización, desarrollo y coordinación del SDA han
de coincidir e implicarse instancias relacionadas con el gobierno de la
Diócesis, la producción documental y el archivo. El ámbito
para su aplicación es la red de unidades de la administración
diocesana y las bases para su funcionamiento habrán de tener en
cuenta:
La Evaluación y Estudio en las Unidades Productoras
- De los sistemas de producción documental en cada una de las oficinas de gestión
- De las tipologías documentales producidas por las diferentes unidades diocesanas
- De los períodos de vigencia administrativa y necesidades de consulta por la unidad productora, para el establecimiento de los plazos de remisión de la documentación al AHDV-GEAH
- De la necesidad y/o adaptación
de medios humanos y materiales para el seguimiento de
los procedimientos de archivo
El Asesoramiento desde el Archivo Central
- A los órganos de gobierno de la Diócesis, para la aprobación y establecimiento de un marco jurídico general sobre gestión y conservación de archivos
- Habilitando los canales de comunicación adecuados con las unidades productoras
- Sobre normas y procedimientos de conservación, archivo y elaboración de instrumentos de control de la documentación producida
- Sobre normas y procedimientos de reproducción, selección y expurgo documental
- Sobre normas y procedimientos que garanticen la privacidad y preservación de la información
- Sobre normas y procedimientos de transferencia de fondos al AHDV-GEAH
- Sobre la creación de espacios de depósito y custodia temporal en lugares próximos a las oficinas productoras
- Sobre preparación de unidades de instalación y espacios de depósito y custodia definitiva en el AHDV-GEAH
- Sobre las funciones de recogida, transferencia, depósito, organización, descripción, difusión y servicio de la documentación encomendadas al AHDV-GEAH, como archivo central e histórico de la Diócesis
- Sobre sistemas compatibles de gestión electrónica
que permitan el seguimiento de los diferentes procedimientos
de archivo
La Interacción entre Organos de Gobierno y Comisión Delegada
- En la creación de un marco jurídico general para la gestión y conservación de todos los archivos de la Diócesis
- En la adopción de acuerdos que permitan organizar y desarrollar el SDA
- En la coordinación y seguimiento del sistema de archivos
- En la valoración de propuestas y análisis de los estudios pertinentes
- En la aprobación de normativas generales y específicas
sobre el sistema