Es conveniente que un Sistema Diocesano de Archivos tome como base la organización de la Diócesis y tenga en cuenta, para su diseño y funcionamiento, los siguientes elementos:
- La necesidad de una planificación archivística diocesana general
- La oportunidad de constituir una comisión colegiada formada por representantes de los órganos de gobierno, del archivo central y de las entidades productoras .para el diseño y seguimiento de esta planificación
- La conveniencia del establecimiento de un marco jurídico general para la gestión y conservación de todos los archivos de la Diócesis
- La estructura y organización diocesana, entendida como una red de unidades productoras de documentos
- La categoría de los diferentes archivos generados a nivel diocesano
- La utilidad de designar responsables de archivo en cada unidad productora, coordinados con el archivo central de la Diócesis
- La operatividad del establecimiento de normativas de carácter general y/o específico para la adecuada gestión y conservación de la documentación en las oficinas y/o unidades productoras y para su transferencia al archivo central
- El establecimiento de sistemas electrónicos de gestión de archivos compatibles e integrados en un sistema general diocesano
- La rentabilidad de la inversión en los recursos tanto humanos
como materiales necesarios en pro de la economía documental y
la eficacia informativa
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